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管理电子邮件的7个方法

我常常听到人们抱怨说自己收到的电子邮件太多,收件箱让他们感到心烦意乱。这种说法总是让我觉得惊讶,因为我的看法跟他们大相径庭。

经过努力,我已经把我的收件箱打造成了一个信息枢纽——我用它来和全球各地26个城市的4300多名员工进行日常沟通和信息交换。这并不是说我热衷于收发电子邮件,也不是说我从来没有在收件箱这件事上遇到过麻烦。

但是,这些年来,我已经找到了有一些非常有用的窍门。只要按照这些方法去做,我就能非常高效地管理收件箱,电子邮件就不会成为我的负担。

以下是这些方法的总结。如果你也有一些管理收件箱的好办法,不妨跟帖留言。

1、如果你希望少收到电邮,那就少发电邮

在我看来,管理电子邮件的金科玉律异常简单,那就是“少发邮件”。

我第一次注意到这个问题,是在以前的一家公司里,当时有两个跟我合作关系非常密切的人要离开公司了。他们都很喜欢用电邮进行沟通,而且每天工作的时间也很长,因此他们发送了大量电子邮件。当他们在公司的时候,我们的电子邮件来往节奏似乎完全正常。只有在他们离开后,我才意识到,我收件箱里的邮件流量减少了大约20%-30%。

事实证明,不只是他们写的电子邮件让我的收件箱变得如此拥挤——我写给他们的回信,其他收件人或者抄送者写的回信也功不可没。

意识到这种状况后,我决定做一个实验:不随便发邮件,绝对有必要的情况除外。最终结果就是,我收到的电子邮件减少了,管理收件箱的任务变得容易了。一直到现在我都坚持了这个做法。

2、把一些邮件标记为“未读”

选中电子邮件,点击鼠标右键,会显示一系列后续选项。其中之一是“标记为未读邮件”。通过采用这个方法,我的工作方式发生了极大转变。

由于可以把邮件标记为未读,我就可以快速翻阅收件箱,回复一些最紧急的事情,删除不相关的事情,并且把希望晚一点再处理的事情标记为“未读邮件”。这减少了我的工作压力,我不再需要马上回复全部邮件了(之前我害怕某个重要的电子邮件如果不马上处理,就会被我完全忘记,所以会马上回复全部邮件)。把邮件标记为“未读邮件”,也相当于列出了待办事项。

我希望在每天结束时,标记尽可能少的“未读邮件”,希望能把当天的邮件全部处理掉。但是如果当晚无法做到这一点,我会在第二天早上处理完前一天的“未读邮件”。

3、建立一种常态

过去几年里,我一直遵循着非常有规律的作息时间:早上5:00至5:30起床;花大约一个小时来处理收件箱里的邮件;然后看当天的新闻;吃早餐,与孩子们一起玩;锻炼;去办公室;回家;哄女儿睡觉;与妻子吃晚饭;然后放松,通常的放松方式是看电视(在播广告的时候,或者情节比较枯燥的时候,就处理我的收件箱)。

事实证明,当我坚持按照这个作息时间生活时,管理收件箱非常容易。然而,每次我对这个作息时间稍作更改(比如长时间外出旅行,或者有几天特别忙碌),处理收件箱就会变得非常困难。

因为这会等导致一种特别麻烦的“滚雪球”效应:未读邮件一日复一日地累积起来,产生了额外的压力。情况每况愈下,让我不堪重负。

我觉得,避免这种状况的最佳方法就是确立一个日常作息时间表,并且坚持下去。本杰明-富兰克林就是这么做的,如果这个方法对富兰克林有用,对你也应该有用。

4、措辞要准确

语言很重要。在写电子邮件时要注意选择措辞,避免产生歧义和误解。你表达得越清楚明了,就越能避免混乱,因为如果邮件写得比较含糊的话,就会有人回信问问题,以便确认情况。把邮件写得清楚明了一些,你和你的团队才能更好地把精力集中在手头的工作上。

5、把“收件人”和“抄送”分开

可能对很多人来说,在发送电子邮件的时候,“收件人”和“抄送”基本上是同一个意思。但其实不是。你需要区别对待它们。你给谁发邮件,你期望从谁那里获得回信?你要把他们放进“收件人”一栏。而谁需要大致了解一下情况,你就“抄送”给谁。

如果你不明确表示希望谁做出回应,你可能会收到一大堆回信。如果你只需要一个人回信,却在“收件人”一栏里填写了六个人,那么你可能就会收到六封不同的回信(出现六个不同的新主题)。

6、确认收到了邮件

这一条很简单:如果对方把你列在“收件人”一行,你就需要回个信,表示你已经收到了他的邮件。这种回信不需要写很长,话越少越好,比如就写“谢谢”、“明白了”、“有道理”就行。这样对方就知道你收到了邮件,你也不需要他再发送额外的信息或内容了,这样他也可以放心。

如果你不回应,对方不知道你是否收到邮件,这样一来,他们不仅会担心你是否收到了邮件,还有可能再给你发一封同样内容的电子邮件,而且这次还会抄送给其他一些人:希望那些人中有一个能够回应。抄送的人越多,你的收件箱就可能变得越拥挤。

7、有些事情需要在线下沟通

如果使用得当,电子邮件可以成为一个很有价值的生产力工具。但如果使用不当,它也可以造成很大的破坏——比如当你使用电子邮件来沟通非常微妙、非常敏感,注定要引起争议的问题时。

这样的情况很常见:用电子邮件交流时,一旦出了什么岔子,人们开始变得意气用事,开始说一些绝不会当面说的话。我以前的一个同事称这种状况是“敲键盘的时候变得很英勇”。

如果你发现自己卷入了是非争论的电子邮件中,请帮自己一个忙:停止发邮件。然后,要么拿起电话,要么直接走到那个人的办公室去讨论。面对面的互动,可以提供电子邮件所缺乏的背景,有助于防止不必要的争论。

这些都是我多年来学到的、最宝贵的收件箱处理方法。每当我偏离这些做法时,我就一定会感觉很累……当我遵循这些做法时,电子邮件就会在我的日常工作​​中发挥富有价值的重大作用。(Kathy)

作者:杰夫·韦纳(Jeff Weiner),Linkedin首席执行官。

via:腾讯科技

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